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2010年6月26日 (土)

Word2007で文書に画像を差し込み印刷

Wordで「画像」の差し込み印刷を頼まれました。私の覚え書きのために記載します。

Wordの文書は次のようになっています。A4一枚で、内容は地域のお祭の広告掲載の依頼文です。
1.ページの一番上にそれぞれ異なった宛て先名が入る。
2.依頼元は同じ。
3.本文は同じ。
3.依頼先毎に、違った「画像」(昨年の広告)を差し込む。画像は約60枚程です。

Wordで画像を差し込み印刷などやったことが無く、事前に「Word 画像 差し込み」で検索を掛けました。
EXCELで表を作り、それをベースにWordに差し込む、というような解説が目につき、丸2日かけてそれを試してみましたが、「INCLUDEPICTUREフィールド」というものの操作が全く理解出来ず、ついに諦めました。

このような場合は元データをEXCELで作って、それをベースにして、Wordに差し込むという操作より、Wordで罫線で枠を作って、その中に異なった画像を入れていき、それをベースにして、依頼文の中にそれぞれ異なった画像を差し込んでいく方法がある、ということをMicrosoft社から教えて貰いました。

①Wordで罫線機能を使い、縦に1列の罫線枠を必要分だけあらかじめ作成して、A4用紙に入れる画像を順番通り入れます。罫線は次のページにも当然ながら入れることが出来、「タイトル」は最初のページに入れるだけでOKです。
出来上がったら、ファイル名を付けて保存します。



②A4の用紙の「画像差し込み」位置に、カーソルを点滅させます。

③「差し込み文書」→「宛て先の選択」→「既存のリストを使用」の順序でクリックします。



④既存の画像の入った文書をファイル名のところに入れます。


⑤次に「差し込みフィールドの挿入」からWordの罫線を作成したときに、タイトルを「写真」としたので、「写真」という文字が出ますのでクリックします。



⑥次のように操作します。


⑦次のように、《写真》が挿入されます。


⑧「結果のプレビュー」をクリックしますと、A4の画面の《写真》の位置に最初の画像が出てきます。次いで、▷の三角の印をクリックしますと、次々に、画像が変わって出てきます。これには本当に感激しました。



⑨「画像の差し込み印刷」が「宛て先の差し込み印刷」とうまく連動するかどうかですが、いろいろ試してみたところ、元になるデータファイルが同一でないとうまくいかないようです。

それで、上の①項で作成した、画像の右に新しい枠を罫線機能で作成し、また用紙を横長にして、企業名、役職名・氏名を画像と同じ並びで入れるということです。

この方法ですと、上と全く同じ要領で作成すれば、全部シンクロされるようです。但しこの方法は、新たに企業名・氏名・役職名を入れなければならず、膨大な数がある場合は、コピペするにしても、かなり時間がかかるので、現実的ではないかも知れません。
尤も、画像も膨大な数がある場合には、今回私が書いたやり方では無理なのでしょう。


⑩いよいよ印刷です。「差し込みウィザード」をクリックします。



途中は全て飛ばして、最後の「印刷」をクリックします。



これで試してみたところうまくいきました。

それで、既にEXCELで、例えば住所録が完成していて、それぞれの顔写真もその表の中に入っている、という場合に対応する差し込み印刷というのは、EXCELとWordを組合わせてやるしか他ないのかも知れません。
その場合は、「INCLUDEPICTUREフィールド」という概念を理解する必要があるということだと思います。しかしインターネット検索で発見した質疑応答のサイトのやり方でいろいろやってみましたが、どうにもうまくいかず、結局丸2日かかってやりましたが、全て失敗しました。

6月28日追記

EXCELで既に住所録等が作成されている場合、EXCELのデータをコピペで、Wordにコピーしてみたところ、罫線入りの表が作成出来ました。横がはみ出しましたが。このようにして出来上がったWordの表に、画像を一枚づつ挿入すれば、Wordだけで画像の差し込み印刷が出来るのではないか、とふと思いました。実験しておりませんので、確信はありませんが…

また、Wordでは画像をいとも簡単に「差し込み」が出来るのに、EXCELでは難しい理由ですが、Wordの罫線内の画像は、テキスト(文字)と同じ扱いをされている、と考えるしかないのではないか、と思います。

6月30日追記

Wordで画像の差し込みのプレビューを見ていたら、下のような警告文が出ました。「レコードxxはデータフィールドが少なすぎます」という文です。この警告が出ても、印刷には影響が無いようですが、あまりいい気持ちではないです。この原因は私はよく分かりません。

Data_field

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パソコン・インターネット」カテゴリの記事

コメント

はじめまして、
手順通りにやってみたのですが、うまくいきません。
できましたら、もう少し詳しく解説してもらえないでしょうか?

お書き込み有難うございます。

私が作成したのは、「広告協賛のお願い」というA4一枚のWordで作った書類です。
これは、
1.宛先がそれぞれ違う(50箇所程度)
2.宛先毎に違う画像を挿入した(画像50枚程度)

というだけで、本文は全く同じです。

これをやるために、インターネット検索をした
ところ、WordとExcelを併用して行う、という記事がありまして、それをやってみたのですが、うまくいきませんでした。
それで、本文はWord、挿入する画像もWordで作りました。
質問者さんは、私が書いた記事のどの辺が分からないのか、番号(◯の中に数字が書いてある)で指摘して下さいませんか。また、分からないところを具体的に指摘して欲しいのですが。宜しくお願いします。

哲さん
早速のご回答ありがとうございました。

私は今、ボランティアで200名程度の顔写真入り名札を
作成しなければならなくなり、手作業だと大変だということで、
ネットを検索したところ、私の作業内容を実現するには、
哲さんの方法が一番適してると思い、試してみました。

まず、こちらの作業内容を報告します。
 ①Wordでサンプルファイルを作成しました。
  表作成で4列10行の表を作成。
  列の最上部にそれぞれに番号、氏名、所属、写真と入力
  次の列からデータを入力、
  写真欄には挿入-図-ファイル指定で写真を貼り付け

 ②から⑦は手順通り行い、

 ⑧のプレビューで氏名などの他のデータは
  表示されるのですが、写真の部分は空白のままでした。

問題はどの辺にありそうですか?
アドバイス宜しくお願い致します。


たかさん 

詳細を記載して下さって有難うございました。

今、私も「表作成で4列10行の表を作成」しまして、
クラス会の名簿で表を埋めて、画像は横450×縦338ピクセルのものを10枚作って、たかさんと同じことをやってみました。
Wordを名刺サイズに設定して、横長にして、余白を無しにして、上記のブログ記事と同じように操作してみました。
プレビューで見ますと、写真も表示されました。
但し、画像は名刺サイズで、450×338ピクセルは大きすぎてはみ出しまして、「縮小専用」というフリーソフトで80×80ピクセルに落としたら、名刺サイズ1枚に画像も入りました。

しかし、番号、氏名、所属は「てんでんばらばら」になって固定しませんでした。
名刺サイズに画像を入れると、テキストの並びが乱れるのでしょうか?

私もあるNPO法人でボランティアで、パソコン回りのいろんなことをお手伝いしています。
そこで、お祭りの抽選券を作ったことがあり、これは通し番号を差し込みで作ったのですが、私のブログの2009年10月か、11月頃に作り方を掲載してありますが、この時は、オートシェイプで枠を作ったところ「連番」がうまくいかず、結局オートシェイプを止めたら「連番」がうまく行ったことがありました。

今回、たかさんの場合は、写真そのものが「空白のままでした」ということですが、私のところはうまくいったので、お力になれず、すみません。

尚私が今回操作したのは、Word2010です。Word2007からアップグレードしてしまって、我が家ではWord2007の環境が作れません^^;

昨年の6月にやったことなのに、私もすっかり作り方を忘れていまして、自分のブログを見ながら操作しました。やはりこういう操作は記録に残しておくと、他の方が参考にして下さったり、思わぬ効用があるようです。

哲さんへ 

手持ちの資料でいろいろ試して頂いたとのこと、
ありがとうございます。

こちらも試行錯誤したところ、写真の貼り付けを
挿入-図のはりつけではなく、
カーソル上にそのまま貼り付けるとうまくいきました。
ただ、1番目の人だけが表示されて
2番目以降の人は相変わらず空白のままです。
バージョンの違いなどもあるかもしれませんね。

いろいろありがとうございます。
解決出来たらご報告致します。

たかさん

経過ご連絡を有難うございました。

フト思ったのですが、画像の「文字列の折り返し」が行内になっていないのではないか、と思いまして、試してみました。
画像の上で右クリック→文字列の折り返し→「行内」から別の、例えば「四角」などになっていると、画像が出ませんでした。「行内」ですと出ました。

それと画像を入れるところは、私の場合、挿入→図から入れています。挿入→図から入れますと、自動的に「行内」になるハズです(行内は、画像の移動は出来ないのですぐ分かります)。

できました!差し込み印刷に画像を入れたい。検索しても難しい情報ばっかり。こちらのサイトを拝見し、私にもできそうかなぁと試してみました。データ用Word上で、画像サイズを同じ位に揃えること、行内にする。これがポイントですね(Excelからコピペした表を広げて画像の列を追加しました)。苦心を重ねて身に付けた貴重な情報を教えて下さって、ありがとうございます。

YY様

お書き込み有り難うございます。
うまくいってよかったです。私も嬉しいです。

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